A forma de gerir projetos evolui a cada dia e a gestão de projetos em TI também. Já abordamos diversos temas que envolvem metodologias ágeis e hoje vamos entender um pouco mais como essas metodologias caminham junto com a TI.
Gerir processos e projetos necessita de técnicas, procedimentos e princípios para que a metodologia escolhida, em alguns casos mais de uma, seja adequada para que os entregáveis satisfaçam o cliente e o consumidor final.
Dentro do Grupo Portfolio, por exemplo, o gerenciamento de projetos acontece por meio de uma análise de dados envolvendo Business Intelligence e Analytics. Para maior sucesso dessas iniciativas é utilizada uma metodologia híbrida, que consiste em práticas tradicionais e ágeis de gestão.
Como prática tradicional podemos utilizar como exemplo o modelo cascata. Essa metodologia é considerada bastante objetiva, pois é organizada em ordem sequencial. Cada uma das tarefas é conectada por uma “dependência”, ou seja, para seguir adiante no projeto, e ir para a próxima tarefa, a atual deve ser finalizada. Desta forma se garante o bom andamento das tarefas e uma comunicação clara e precisa.
Seu uso geralmente é feito para projetos que temos um cenário mais previsível, com escopo melhor definido e poucas mudanças. Ela é ideal como ferramenta de controle, acompanhamento de trabalho e alcance dos objetivos.
Para projetos que temos um ambiente mais complexo, onde o escopo inicialmente não é bem definido, e temos alta probabilidade de termos muitas mudanças durante o andamento, as entregas do modelo ágil de gestão combinam melhor, sendo essas diárias, semanais ou mensais, pois assim conseguimos ir desenvolvendo o escopo e o produto juntamente com as validações do cliente. Leia mais sobre metodologias ágeis (inserir hiperlink) os trabalhos importantes vão sendo concluídos na simplicidade do dia a dia e do planejamento do projeto, como falamos da prática do Scrum com Kanban.
O Grupo Portfolio criou uma metodologia própria para transformação de processos (ID3E®), registrada e patenteada, que é utilizada para melhor realizar a gestão de projetos em TI.
Ela pode ser resumida em 5 fases:
Fase 1 – Iniciação
Início formal das atividades do projeto e alinhamento do trabalho com os principais envolvidos
Fase 2 – Diagnóstico
Coleta de informações e o entendimento aprofundado de cada processo com base na delimitação de seu escopo e nas diretrizes para o trabalho
Fase 3 Estruturação
Concepção do novo processo com base nas oportunidades de melhorias validadas e nas diretrizes estabelecidas
Fase 4 – Evolução
Trabalho de apoio e acompanhamento da implementação por meio de reuniões sistemáticas, apontando o progresso, próximos passos, riscos, pendências e problemas.
Fase 5 – Encerramento
Finalização formal das atividades do projeto, com consolidação dos benefícios e lições aprendidas, bem como apresentação dos próximos passos para a evolução da maturidade em gerenciamento de processos.
“Durante a fase da iniciação o projeto, recebido do setor comercial, já vem com uma noção do escopo, então fazemos uma reunião de kick off, onde definimos os pontos focais, definimos o escopo. Na fase do diagnóstico, fazemos mapa de indicadores, fontes de dados, quais acessos precisamos. Na fase de estruturação, é onde a magia acontece, onde é feita a engenharia de dadose o desenvolvimento do painel. Partimos então para evolução com as validações, ajustes e possíveis melhorias e finalizamos com o encerramento, com o termo de aceite e uma reunião para explicar para o cliente, ensinar como utilizar o produto .”, explica a Gerente de Projetos em BI e Analytics do Grupo Portfolio, Isabela Magalhães.
Surgiu alguma dúvida? Que tal saná-la lendo nosso conteúdo sobre mapa de indicadores aqui.
Para todo projeto além da metodologia é necessário que seja feito um gerenciamento e essa etapa é de fundamental importância para conhecer melhor o ciente e suas ambições.
“Muitas vezes o cliente sabe o que ele quer de produto final, mas não sabe como chegar até lá.” Rayanne Abreu – Gerente de Projetos em automação de processos e desenvolvimento de software do Grupo Portfolio
Por isso é necessário que seja feito um levantamento de requisitos. Desta forma se entenderá tanto do cliente, como da equipe, que é e qual o intuito do que eles estão buscando para a partir daí realizar o diagnóstico e definir um escopo.
A entrega de valor deve estar presente desde a primeira reunião com o cliente até o produto final, seja na automação de processos – tornar operacional um processo que antes era executado manualmente, otimizando tempo e recursos, no mapeamento de processos – identificando pontos de melhoria, pontos positivos, tornando visual os fluxos que acontecem na empresa, no desenvolvimento de robôs e de softwares, entre outros.
Quando o cliente precisa desenvolver aplicativos ou similares é realizado, com todo cuidado e atenção, assim como nos demais projetos, o alinhamento das expectativas e de como é a experiência que ele busca. Dessa forma por meio também da metodologia ágil se consegue um excelente resultado. As entregas são feitas no final de cada sprint – Entenda mais sobre o framework Scrum – existe a revisão das entregas e um protótipo entregue ao cliente, onde ele já terá uma ideia do que será o produto final, mesmo que haja modificações durante o processo.
Não existe metodologia certa ou errada, existe uma adequada para cada projeto.
Gostou do tema? Você pode conferir mais sobre ele no bate-papo entre Isaias Garcez, Especialista em BI e Analytics do Grupo Portfolio, Isabela Magalhães, Gerente de Projetos em BI e Analytics do Grupo Portfolio e Rayanne Abreu, Gerente de Projetos em automação de processos e desenvolvimento de software do Grupo Portfolio.
