Em terra de inovação e mudanças constantes, chamado de “careta” é quem permanece na mesma, certo? Certo, mas nem sempre isso é ruim. A gestão de processos nos faz refletir sobre os motivos pelos quais mudamos, ou devemos mudar, quando algo já vem funcionando.
E essa busca pelo aperfeiçoamento dos processos organizacionais deve ser contínua, mas isso não significa que se deve mudar a cada instante. Até porque, para garantir a solidificação de um processo é necessário tempo de maturação e análises.
Pois os processos organizacionais são atividades realizadas por padronização e controladas por pessoas, software e equipamentos, dentro da estrutura da empresa.
BPM – Business Process Management
Para explicarmos melhor vamos utilizar a sigla BPM (Business Process Management), ou seja, gestão de processos organizacionais. Essa sigla também é o nome de um software BPMS (Business Process Management System) que é responsável por automatizar a gestão de processos.
Tudo gira em torno da eficiência para que a organização otimize seu tempo, insumos, mão de obra, e dessa forma a renda, com foco em gerar mais valor ao cliente interno e externo.
Por isso, modificar o processo sem ter conhecimento sobre o mesmo, não levará a um bom lugar. A equipe pode ficar tensa e o resultado ser negativo. Para iniciar qualquer mudança é necessário ter em mente o que se quer, entender o cenário, e alinhar os valores da mudança aos da organização.
Se quiser saber mais sobre gestão de mudança é só conferir nosso conteúdo
Métricas e indicadores deverão ser definidos para serem monitorados e isso faz com que as decisões sejam baseadas em dados e fatos, o que traz mais segurança e melhores ganhos.
Uma boa gestão de processos, dispõe:
- Modelação
Redesenho dos fluxos de trabalho do cenário atual (AS IS) e do cenário futuro (TO BE) - Documentação
Informações armazenadas em um servidor descrevendo como realizar as atividades de cada colaborador - Entrega de Valor
Processos bem definidos realizam boas entregas e estruturados para garantir boas entregas - Monitoramento
Indicadores de performance auxiliam na avaliação de desempenho - Sistematização
Avaliar cenários e implementar as melhores condutas estratégicas
A gestão de processos pode ser executada de várias formas, inclusive dividindo etapas de trabalho, que consistem em planejar, desenhar os fluxos de trabalho, testar as atividades definidas para ver se, de fato, estão de acordo, executar e monitorar. A partir daí as melhorias podem ser implantadas gradualmente.
Os benefícios de implementar a gestão de processos na sua empresa são diversos.
Segue alguns:
- Otimizar o tempo de retrabalho
- Evitar gastos desnecessários
- Garantir a padronização na qualidade dos serviços e produtos
- Fornecer tomada de decisões assertivas
- Melhor empenho com os colaboradores satisfeitos
Se você se interessou por esse conteúdo e quer saber mais sobre a gestão de processos você pode fazer parte da turma BPM: Transformando Organizações por meio de Processos e elevar seu desempenho e nível de competitividade da sua organização, além de aprimorar o uso das técnicas e ferramentas necessários para executar transformações organizacionais, obtendo mais produtividade e menos desperdícios.
