Entenda como um bom Planejamento Estratégico pode mudar a produtividade da sua empresa

Em um mundo cada vez mais exigente por resultados, a produtividade é a palavra-chave da maioria dos processos.

Como se sentir produtivo em uma rotina cada vez mais dinâmica e acelerada, onde o tempo parece escorrer pelas mãos?

A solução está nas palavras ‘organização’ e ‘planejamento’. O porém é como tirá-las do campo das ideias e das anotações e colocá-las em prática.

No dia a dia, é comum utilizarmos diversas metodologias que já estão enraizadas em nossas atividades, ou seja, desenvolvemos caminhos para alcançar objetivos. 

Escovar os dentes, estudar, trabalhar, praticar atividade física, tomar banho, ler, são tarefas que cada pessoa executa a seu modo, com seu método aprendido ou desenvolvido.

Nas empresas acontece da mesma forma. Os colaboradores executam tarefas baseadas em um modelo de gestão.É necessário, para o melhor desenvolvimento da instituição, que se tenham processos, rotinas, um mapeamento da dinâmica que acontece nos setores e indicadores para que os resultados sejam mensurados.

No entanto, alguns modelos aplicados não se adaptaram às constantes mudanças e os resultados atingidos passaram a não ser mais suficientes para um mundo VUCA e, principalmente na evolução, o mundo BANI.

Entenda! 

VUCA – Sigla em inglês que significa: volatilidade (volatility), incerteza (uncertainty), complexidade (complexity) e ambiguidade (ambiguity).

BANI – Sigla em inglês que significa: frágil (brittle), ansioso (anxious), não-linear (nonlinear) e incompreensível (incomprehensible). 

O cenário vivido em 2020 trouxe a realidade do mundo BANI para nós e a necessidade de adaptação de vida pessoal, profissional e empresarial a esse novo tempo. 

Desconsiderar essas características é fechar os olhos para a realidade e o estilo de planejamento que está sendo exigido pelas necessidades criadas na atualidade. É por esse motivo que vamos dar mais detalhes sobre o que chamamos de Planejamento Estratégico. 

Planejamento Estratégico 

Consiste em um processo administrativo que estuda a empresa, de forma profunda, gerando informações para mapear o cenário da instituição e definir por meio de análise as ações e estratégias para realizar uma decisão bem-sucedida.  

Esse processo é extremamente necessário para que a instituição entenda de que forma funciona e o que deseja alcançar. Podemos compará-lo a um GPS que vai guiar a empresa ao destino escolhido, desta forma é possível sair de onde se está, melhorar o que precisa e atingir o resultado pretendido. 

Tipos de Planejamento Estratégico 

Planejamento tático: Foca no médio prazo e busca a melhoria de uma área ou departamento. 

Planejamento situacional: Foca nos planos de ação para melhorar a realidade existente na empresa ou indicar novos caminhos. 

Seja qual for o tipo de planejamento que melhor se adeque a realidade da sua empresa os benefícios são vários, destacamos cinco: 

1. Organização; 

1. Comprometimento; 

1. Prevenção de problemas; 

1. Produtividade; 

1. Melhor utilização dos recursos financeiros 

Para realizar um planejamento estratégico com excelência, além de conhecer bem a empresa e as necessidades do negócio é necessário ter apoio especializado que faça uso das metodologias que mais se adequem ao dia a dia da empresa. 

O planejamento estratégico tradicional e o planejamento estratégico ágil utilizam metodologias diferentes e entregam resultados extraordinários em negócios diversos. 

Diferenças entre Planejamento Estratégico tradicional e ágil (OKR) 

Você já percebeu que existem diversas formas de realizar um planejamento, cada um a seu modo busca uma forma de preparar uma tarefa, mas sem uma metodologia a tendência são as ações não serem executadas como deveriam. 

Agora, você vai entender quais as diferenças entre o planejamento estratégico tradicional e o ágil. Cada um deles possuí características únicas que podem ser adaptadas a realidade da empresa. 

Planejamento Estratégico Tradicional 

• O objetivo é fazer uma entrega única com o projeto pronto;
• Todas as etapas do projeto devem ser seguidas tal qual foram delimitadas;
• O orçamento é definido a longo prazo; 
• Foco no resultado final e na satisfação do cliente. 

Planejamento Estratégico Ágil (OKR) 

• O objetivo é fazer entregas constantes e em partes até concluir o projeto; 
• As etapas do projeto são flexíveis se adaptando às mudanças caso sejam necessárias; 
• O orçamento é definido a curto, médio e longo prazo;
• Foco nas pequenas entregas e na satisfação do cliente. 

Inovação 

O OKR, do inglês objetives and key results (objetivos e resultados-chave), apresenta-se como uma das mais inovadoras metodologias de planejamento estratégico. 

Por quê? 

 Essa metodologia tem como resultados: 

– Mais produtividade 

– Redução de estresse 

– Agilidade e adaptação 

A falta de foco é minimizada porque existe um direcionamento do que precisa ser feito. Desta forma, a concentração será destinada a um objetivo por vez. 

O objetivo é o que se busca alcançar e será medido de acordo com o progresso de cada um dos resultados-chave delimitados. 

Utilizando o OKR 

O OKR traz o diferencial da medição de resultados a cada trimestre. Ou seja, a cada 90 dias os resultados podem ser medidos a partir dos check-ins de OKR, alterados e adaptados ou seguir para os próximos objetivos, até que todos os resultados do planejamento sejam obtidos. 

Vamos fazer um exercício de criação de um OKR: 

O 1º passo:  

Definir onde quer chegar (O – objetivo).
O objetivo sempre vai começar com um verbo.
Exemplo: Aumentar a satisfação do cliente 

O 2º passo:  

Aplicar a métrica (KR – resultados-chave) para saber se está no caminho certo.
Os resultados-chave (key results) sempre vão conter medidas, a métrica, para que você possa saber se está no caminho certo.
Exemplo: 10 reclamações críticas por cliente resolvidas por dia 

O 3º passo:  

Definir uma lista de ações para executar rumo ao objetivo.
A iniciativa pode ser um projeto, plano de ação ou tarefa.
Exemplo: Comunidade de práticas de desenvolvimento para funcionários que atuam em contas críticas de clientes 

Existem ainda outros modelos.
Confira:

Modelo de OKR para setor financeiro 

Objetivo: Evoluir a eficiência financeira da empresa.

Resultados chave:
– Aumentar faturamento em 15%; (engajamento de setores comerciais/vendas).
– Reduzir R$ 50.000 em custos operacionais; (alinhamento de ações conjuntas com áreas de Operação).
– Reduzir 10% os custos de rescisões contratuais (envolvimento direto com lideranças e RH). 

Modelo de OKR para marketing

Objetivo: Evoluir a eficiência financeira da empresa.

– Aumentar em 20% dos pedidos de demonstração; (induz parceria com setores técnicos/operacionais).
– Aumento de 10% nas conversões do ebook; (exige garantia de qualidade e controle do processo).
– Gerar 3000 leads nas conversões da revista (força acompanhamento e automações).

Percebeu o quanto é eficaz o desenvolvimento e bom uso do OKR? 

Essa metodologia que apresentamos de forma mais detalhada para você pode ser aplicada não só na sua empresa como também em diversas áreas da vida e para os muitos papéis que você desempenha.

Conclusão  

Tendo em vista que o mundo requer cada vez mais adaptabilidade, resiliência e performance, utilizar o Planejamento Estratégico é uma ótima opção para atingir as metas e aumentar a produtividade, não só nos projetos de trabalho como também fora dele. 

Agora que você já entendeu como ele pode e deve ser utilizado, bem como os tipos e metodologias, aplique esse conhecimento e nos dê um feedback do que achou do conteúdo.

Bônus!
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