Implantação de Escritório de Projetos (PMO): geração de valor agregado à instituição

Dentro das empresas, o PMO tem um papel fundamental, mas o que ele é e qual a sua importância? É o que vamos descobrir a seguir.

O Project Management Office (PMO) pode oferecer uma gama de serviços, tendo como principal objetivo desenvolver o nível de experiência da empresa na gestão de projetos para garantir um maior nível de sucesso na realizações dos projetos.. Dentro da empresa, a implantação dele otimiza processos e controla as etapas deste o planejamento, passando pela execução até o encerramento dos projetos, mas não é só isso. Ele também possui outras atribuições como estruturar relatórios sobre portfólios e projetos, repassar o progresso aos stakeholders, desenvolver melhorias nos processos, determinar métricas de desempenho, entre outras.

Importância do PMO

Contribuir para que as metas da empresa sejam alcançadas otimizando os processos e capacitando a equipe.

Categorias do PMO

De acordo com o Project Management Institute (PMI), é possível dividir o PMO em três categorias.

• PMO Corporativo: define os padrões de gestão da empresa e tem conexão com os objetivos organizacionais.
• PMO Departamental: define os padrões de uma área, departamento desenvolve e implanta metodologias dando prioridade a projetos internos e aos gerentes de projetos departamentais.
• PMO Operacional: Elabora padrões específicos de acordo com a complexidade do projeto que geralmente são de alto nível.

Implantação de PMO

Para implantar um PMO em uma organização as equipes precisam estar preparadas para as mudanças que irão ocorrer a partir dele.

Identificar o cenário atual da gestão e definir os objetivos com a implantação do PMO são tarefas chaves para esse momento, afinal o que a empresa precisa?

Para se implantar um escritório de PMO é necessário:

1.  Identificar as pessoas e áreas que deverão ser envolvidas e mapear o engajamento das mesmas;
2. Identificar quais os projetos estão planejados e em execução e classificá-los como estratégico, tático ou operacional;
3. Agrupar estes projetos em programas, alinhados com a estratégia da empresa;
4. Criar o portfólio de projetos e avaliar os benefícios e riscos de cada programa;
5. Alinhar com a alta direção o plano de implementação do PMO;
6. Criar um modelo de governança;
7. Treinar as pessoas chaves que farão a disseminação da metodologia;
8. Iniciar a implementação com os programas mais estratégicos.

Fonte: Project Management Institute

Benefícios da Implantação de PMO

Já citamos que o PMO é responsável por gerir e desenvolver projetos, sendo assim ele auxilia em alguns pontos que trazem benefícios para a empresa. Escolhemos cinco. São eles:

1. Padronização e Consistência:

O PMO ajuda a estabelecer e padronizar processos e práticas de gerenciamento de projetos em toda a organização. Isso promove consistência na execução de projetos, resultando em melhores resultados e menos variações.

2. Melhoria da Eficiência:

Ao oferecer métodos e ferramentas padronizados, o PMO pode melhorar a eficiência na execução de projetos. Isso pode levar a economias de tempo e recursos.

3. Aprimoramento da Comunicação:

O PMO atua como um hub central para informações sobre projetos, facilitando a comunicação entre equipes, stakeholders e a alta administração. Isso reduz a possibilidade de falhas na comunicação.

4. Gestão de Riscos:

Um PMO bem estruturado pode ajudar a identificar, avaliar e mitigar riscos em projetos. Isso contribui para a tomada de decisões informadas e a minimização de impactos negativos.

5. Aumento da Taxa de Sucesso de Projetos:

Com processos consistentes, melhores práticas e uma abordagem estruturada, o PMO contribui para aumentar a taxa de sucesso de projetos. Isso inclui a conclusão dentro do prazo, dentro do orçamento e atendendo aos requisitos.

Conclusão

Um PMO favorece e muito a organização em seus projetos fazendo com que eles funcionem de maneira mais organizada e resolutiva.

O Grupo Portfolio realiza esse serviço de implantação de PMO e faz entregas customizadas onde as soluções são criadas de acordo com as necessidades e particularidades da empresa além de disponibilizar equipes para prestar um suporte de excelência para garantir uma solução rápida para o atendimento.

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