No contexto corporativo, as empresas precisam organizar suas atividades e processos de forma a otimizar e melhorar o rendimento da organização.
Assim, a gestão de processos surge como um conjunto de atividades que usam de metodologias e ferramentas de gestão para otimizar fluxos e elementos internos e externos ao ambiente empresarial.
A gestão de processos é um conjunto de práticas que busca melhoria contínua nas empresas para alcançar metas e objetivos específicos.
Toda organização precisa de uma boa gestão de processos para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a qualidade do produto ou serviço e aprimorar a satisfação do cliente.
Pensando nisso, conversamos com Carol Albano, coordenadora de projetos e processos da Portfolio Gestão. Em um bate-papo descontraído el
a nos fornece conselhos práticos de como as empresas devem utilizar a gestão de processos.
Portfolio Formação: Qual a importância da gestão de processos nas organizações?
Carol Albano: A partir do gerenciamento de processos nós conseguimos entender melhor papéis e responsabilidades, identificar gargalos e ineficiências nos processos e assim alcançar mudanças significativas que trarão resultados para a empresa.
Portfolio Formação: Quais os impactos positivos nas relações organizacionais com a gestão de processos?
Carol Albano: Os impactos positivos são: padronização de atividades, simplificação da rotina de trabalho, melhora na qualidade de produtos e serviços, integração entre as áreas e a agilidade na tomada de decisões.
Portfolio Formação: Quando a gestão de processos deve ser implementada nas empresas? Quais as vantagens dessa implementação?
Carol Albano: A gestão de processos deve ser acompanhada com a gestão estratégica da empresa, pois se as iniciativas de processos são apenas no âmbito setorial os resultados em larga escala são pouco reconhecidos, visto que a melhoria é apenas em um departamento e não na cadeia como um todo.
O gerenciamento de processos deve acontecer de forma top down, onde a alta gestão identifica quais os processos críticos para o negócio devem ser trabalhados para que os impactos do negócio sejam relevantes e tragam resultados mensuráveis para o cliente final. Ao implantar a gestão de processos, além dos impactos já mencionados é também é possível perceber os processos de forma interorganizacional e com foco no cliente.
Portfolio Formação: Quem pode implementar a gestão de processos em uma empresa?
Carol Albano: Deve ser implantada por um escritório que tenha domínio em gerenciamento de processos ou contratando uma consultoria.
Portfolio Formação: Quais conselhos você pode dar para as empresas sobre processos?
Carol Albano: As empresas que implantam um escritório de processos têm muitas vantagens. Elas integram estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta gerando valor para o cliente final e consequentemente para o negócio.
Portfolio Formação: Como é feita a jornada de mapeamento e redesenho de processos?
Carol Albano: Para que possamos mapear e redesenhar um processo precisamos dos seguintes passos:
- Priorizar o processo que deverá ser mapeado (processo que seja estratégico e crítico para o negócio);
- Entender o escopo do processo: objetivo do processo, participantes, etapas, dono do projeto, regulamentações e direcionadores de ganhos para análise do processo;
- Mapear o processo em sua situação atual;
- Levantar oportunidades de melhorias, validar com os patrocinadores e priorizar as melhorias validadas;
- Elaborar fluxo TO BE (situação futura) com base nas melhorias priorizadas;
- Elaborar plano de implementação de melhorias;
- Elaborar documento contendo as regras dos processos e mapa de indicadores para acompanhar o desempenho do processo redesenhado;
- Realizar acompanhamento do progresso do plano de implementação do processo;
Conclusão
A gestão de processos auxilia na compreensão dos diversos papéis e responsabilidades dentro de uma empresa, além de identificar os pontos que precisam de melhoria.
Uma empresa que utiliza a gestão de processos consegue gerar valor para o cliente final e para o negócio.
Quer saber como aplicar a gestão de processos na sua empresa? Entre em contato conosco.
